対面で会う会議は本当に必要?コロナ禍で露呈するムダ会議

top-view-photo-of-people-near-wooden-table 日本と海外の働き方

コダモンです。(@kodamon)

日本の大手企業で働いていた当時、職場にはたくさんのムダな仕事がありました。

必要以上の資料作りや、上司や先輩が帰らないから行う残業など。その効率の悪さや『働き方』を誰も疑問視する事なく、延々と続けられていました。

そして…。その中には、意味のないムダ会議もある。

コダモン
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たくさんある


多くの企業では、平時から無意味な会議が行われています。

その残念な慣行が、新型コロナウィルスの感染拡大による『行動自粛』『ソーシャルディスタンスの確保』が必要な状況下で浮き彫りになったのです。

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『対面で会う会議』がなぜ今必要なのか?


この記事を書いている時点では、世界中で『外出自粛』や『在宅勤務』の必要性が叫ばれています。(4月29日現在)

しかしながら、日本の会社員からは「在宅勤務ができない!」という悲痛な声も聞こえてくる。


会社が社員に”在宅勤務をさせない”主な理由としては、『社員が出社していないと部下・仕事を管理できない』という事があげられます。リモートワークのためのインフラが整っていないケースもある。

その他にも『資料に押印してプリントアウト』などの日本独特の働き方が原因の場合もある。

しかし…。

対面の会議が必要という事も、在宅勤務ができない背景にあるようなのです。

コダモン
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ビデオ会議じゃダメ?


ちなみに、ドイツで営業職としてサラリーマンをしている自分は、もうかれこれ2ヶ月近く在宅勤務をしています。

本来であれば必ず取引先に出向いて行うような大事な会議も、ここ数ヶ月全てキャンセル、もしくはビデオ会議や電話会議で行われています。

もちろん不都合な事は山ほどありますが…。それでも、社員の健康とコンプライアンスが最優先となっています。

そんな中、日本では「対面の打ち合わせが必須!」というシチュエーションが多々あるらしい。

その背景には何があるのでしょうか?

電話やビデオによるリモート会議が不慣れ


実際に働く人の声として、ビデオ会議では「接続状況が悪い」「声がうまく聞き取れない」などがあります。

確かに、技術的にビデオ会議が難しいというケースは考えられます。

リモートワークに必須である『社外からのデータアクセス』『ビデオ会議ツール』『情報漏洩対策』などのインフラが整っていないという場合もあるでしょう。

しかし…。

そういった話ではなく、「複数人のビデオ会議だと発言者の声がかぶる」「ビデオ会議だから時間がかかる」などの的外れな意見や会議のあり方が問題。

「10人くらいの会議だと統率が取れない」などと言っている人は、さすがにヤバい。

そもそも、今回のような非常時に『全員集合』のような形でリモート会議をしている事自体がおかしいです。

コダモン
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定例会議とかいらない


「部下の管理のため!」「業務の進捗確認のため!」そのような目的があるにせよ、わざわざ部署の人間全員を集めてビデオ会議をする必要はありません。

平時の職場の慣行やルールを持ち込みたい気持ちもわかりますが、そのような思考では社員の『在宅勤務』の実現にはほど遠く、せっかくのリモート会議も当然スムーズにいかないでしょう。

「重要な会議は必ず対面で!」という固定観念


「ビデオ会議は重要な会議には不向き!」

そのように頭ごなしに決めつける人も多いです。

もちろん、平時であればそのような意見も理解できますが…。ここ数ヶ月の世界を取り巻く状況は明らかに『普通』ではない。

そして、その状況は自社も取引先も同様です。ソーシャルディスタンスが叫ばれる中、どの会社のどの社員も「感染リスクを高めず働きたい!」というのが本音でしょう。

繰り返しになりますが、自分の仕事はセールス&マーケティングであり、基本的には会社員の中でも『人に会う事が多い仕事』です。

コダモン
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出張が多い仕事


それが本来の姿ですが…。冒頭でもお伝えしたように、ここ数ヶ月はパッタリ人と会う仕事がなくなった。ドイツでは全てリモートワークでまわっています。

その分『メール対応』や『電話の回数』が増えましたが…。いずれにせよ、実際に働く中で、本来客先に出向いて話し合うような重要な案件も結局なんとかなるのです。

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なんとかするしかない


そのため、今回のような危機的状況の際に『通常の常識』でしか物事を考えられなかったり、柔軟な対応ができない働き方はとても危険。

「重要な会議は必ず対面で!」という風潮がある職場は、いただけません。

日本の職場の多くには『重要な会議=人数が多い』という認識もあり、会議のためだけに社員が複数人会社に招集されるケースもある。ビデオ会議の場合でも参加人数が増える傾向があり、悪循環です。


日本でとても重要視される『名刺交換』『会議後の懇親会』なども、対面の会議が優先される原因でしょう。

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対面で会う会議を好む日本人

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日本の大手企業で働いていた時は、職場の『常識』として得意先には毎週顔を出すなどの慣行がありました。

取引先がそれを本当に望んでいるかどうかを考慮していない、思考停止の決まりごと・仕組みです。

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意味ないかもしれんのに


そして、このような働き方は日本の職場で『当たり前』というスタンスで行われる事が多く、社内の会議にも同じような傾向があります。

「とりあえず関係者を集める」「とりあえず1時間の会議を設定する」…といった具合で、1日の仕事のほとんどが会議で終わってしまうケースもある。

そうやって平時から対面の会議を優先させるあまり、いざビデオ会議に切り替えると様々な不都合が発生します。

普段から会議にたっぷり時間をかけたり、『人数を揃えること』が目的になってしまっているような会議している会社ほど、今回のような緊急事態に困りごとが増える。

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だから社員を出社させる


政府がオフィス勤務者などに『出勤者7割削減』を要請する事態において、従来の会議事情が大きな足かせになっているケースもある。

コロナ禍において在宅勤務が長期化するシチュエーションが想定されていない、その場しのぎのソリューションで乗り切ろうとする会社が多いのです。

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平時から『ムダ会議』が少ないドイツ


あくまで参考程度に。

ドイツ企業はとにかく『成果主義』なので、会議一つ取っても高いクオリティが求められます。

そして同時に、ドイツ社会は『個人主義』でもあるので、社員が全員各々の仕事”だけ”に専念しています。そのため、ドイツ人をムダ会議に拘束することはできません。


ドイツ企業の会議では、次のような事が日常茶飯事です。

  1. 自分の仕事と関係のない会議は容赦なく断る
  2. 会議の最初から参加者を極端に精査する
  3. 会議の途中に人が抜ける


ドイツ人、とくに管理職に無駄な時間を取らせることはほぼ不可能。

仮に『不要な参加者』がいた場合は会議の冒頭から退室させられ、さらに「この会議は自分の業務と無関係」と判断した場合は、社員の年齢やポジションに関係なく会議中に勝手に人が抜けていきます。

働き方ヒント!

実際にあった話として、役員クラスの人が部長を数名集めて会議をした際に、想定以上の人数が集まったために半数以上を帰した…というケースがありました。参加者の1人が新任だったため『説明役』として部下を数名引き連れたのが原因だったのですが、その役員は「高給取りがこんなにたくさん集まる必要はない! リソースの無駄遣いだ!」と一喝したそうです。


そのような環境なので、ドイツ企業の社員は会議のセッティングには敏感で、準備不足の人は叩かれる。事前のインビテーションに対して容赦なく『不参加』を突きつけてくる人もいます。

コダモン
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とてもドライ


ドイツの職場やビジネスの会議では、「とりあえずこの人も呼んでおくか…」というスタンスは通用しない。

そして、このような会議の『常識』はビデオ会議にも当然反映されます。

平時から効率性生産性を追求するドイツ人の働き方は、今回のような緊急事態においてリモートワークの基盤として上手に機能しているのです。

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コロナ禍で変わる日本のビジネスの常識


新型コロナウィルスの影響により在宅勤務やリモートワークの認知度が高まり、これまで浸透していなかった『新しい働き方』が日本でも実施されつつあります。

まだまだ改善の余地はあるようですが、それでも今回の緊急事態により「仕事はリモートでもできる!」という認識が浸透しつつあるようです。

コダモン
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良い傾向


当初想定されていたよりも長期化が予想されており、会社員の在宅勤務期間は長引き、ビデオ会議の必要性は日増しに強くなるでしょう。

ネット上にはビデオ会議ツールに関する広告が増え、遅れながらもオンライン会議のインフラ設定に乗り出す会社も増えている。

日本国内のビジネスの場では、初回の打ち合わせは『対面』というのが基本的には常識です。しかし、現在の危機的状況においてはそれすらもオンラインで済ませるケースが出てきている。

ビデオ会議の数が増えるという事は、もう此の期に及んで「大人数では会議しづらい…」「対面ほどの成果が出ない…」などとは言っていられなくなる、という事。

結果として、今回の件をきっかけに質の良い会議を作る文化に変わっていくことでしょう。

コダモン
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業務の効率化


対面の会議とは違い、相手が見えないからこそ準備が大事となります。会議の時間配分や限定的な人数で打ち合わせを行って『簡素化』をはかること。

世界中で大変な状況が続いていますが、「無駄な仕事」や「無駄な会議」を持続的に減らしていくための転機になることを願っています。

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