会社で仕事を断れないのはダメ!上手に断って自分を磨く方法とは?

woman-with-glasses 日本と海外の働き方

コダモンです。(@kodamon)

楽しく健全に働くためには、仕事の量をコントロールする事が重要です。

会社員として企業勤めなどをしていると、仕事はひっきりなしにふってきます。

今の仕事だけでも精一杯なのに、急に業務が追加される事もある。毎日残業して納期のプレッシャーと戦いながら、休憩時間も惜しんで業務に励む人もいます。

それなのに…仕事は増える一方

コダモン
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ツライ


「仕事が全然減らない…」そんな不満を抱えながら働く人はたくさんいます。

しかし…。

必要以上に忙しい原因は、仕事を断れないあなた自身にあるのかもしれません。

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損をしないために仕事を断る


まず結論から。

勇気を振り絞って仕事を断らないと、あなたが損をするだけです。

日本の会社には『やらなくてもいい仕事』がいっぱいあります。

以前勤めていた日系の大手企業で、実際に経験しました。

「職場の1番年下が朝電気をつける」など本当にどうでもいい事から、「歓送迎会や部署の飲み会の幹事・準備」などまで。

コダモン
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めんどくせぇ


それらはほんの些細な事ですが、そういった小さなストレスの積み重ねが『忙しい毎日』につながります。

仕事をする中で「あれもやって」「これもお願い」などと言われ、いったいどこまでが自分の仕事なのか? わからなくなる時もある。

営業として働いていた当時は、気がついたら『他人の仕事をしていた』なんてこともありました。

先輩後輩の上下関係や、社会人としての経験不足などが理由で、「何かおかしい…」と思ってもなかなか口に出せないこともある。

働き方ヒント!

欧米諸国は “JD“ (Job Description =  職務記述書) により社員の職務内容や責任の範囲が明確ですが、日本では総合職などと曖昧にされがち。社員を『ゼネラリスト』に育てると言えば聞こえはいいですが、単なる便利屋に成り下がってしまう事もあります。


日本の職場には、社員の仕事が明確でない環境下で『担い手』を探し続けるやらなくてもいい仕事がたくさんあります。

そして、そのような仕事は引き受けない。

自分だけが損をしないように、どしどし仕事を断りましょう。

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断りたい仕事がある

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日々忙しく働く人は、基本的に「自分の仕事だけに集中したい!」と考えています。

会社に来たら、その日のスケジュールをスムーズにこなしたい。

そして、できれば定時で帰りたい

コダモン
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残業は無い方がいい


仕事のペースを調整して、その日の業務を予定通りに終わらせること。自分がするべき仕事だけに集中できれば、それが可能です。

会社員たるもの所詮は雇われの身なので、どれだけ頑張っても基本的に対価同じ。余計な仕事は無い方がいい。

しかし…。

それが満足に実行できないのが、日本の会社。

日本の職場には、『断りたい仕事』を量産する体制が整っています。

例えば、上司の存在。

残念ながら、部署と部下の仕事量を把握・調整できないダメ上司は多いです。

働き方ヒント!

部下が定時で帰宅できるように仕事量を調整するのは、上司の仕事。残業が蔓延している職場は、ダメ上司がいる証拠です。『部下の残業ありき』で職場をまわしている上司は、平然と終業間際や定時後にも仕事をふってくる。コンプライアンスの意識はゼロです。


このような上司がいる職場は、みんな揃って『仕事に対する感覚がマヒ』しています。

当たり前のように残業前提で仕事を依頼して来る上司と、それを当たり前のように引き受けてしまう部下。

コダモン
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悪循環


また、上司が部下の責任範囲を勝手に広くとらえて、「スキルが身につくから…」とか「社内の関係作りになるから…」などと理由をつけて、本来自分とは全く関係のない仕事が発注される事もある。

大手企業に勤めていた当時『社内月報』の作成業務に携わる仕事をふられ、週1ペースでムダ会議に参加した時期がありました。新入りの社員に対して「何事も経験だから…」というもっともらしい理由で『誰もやりたくない仕事』を押し付ける。断るべき仕事の典型例です。


そして、日本企業は基本的に上下関係の厳しい縦社会

「上司の命令は絶対!

そのような考えの古い世代も職場にのさばっているので、なおさら始末が悪い。「残業は当たり前!」そのように考えて、精神論で働く人たち。

これらが上手に合わさって、『断りたい仕事』が職場に溢れかえるのです。

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なぜ仕事は『断りづらい』のか?


そもそも、断るべき仕事とは『自分のタスク以外の仕事』です。

要するに、明らかに自分の仕事ではない案件それらはどんどん断りましょう。

しかし…。

とっさに仕事をふられた時に「断ってもいい」と頭では理解しているものの、そのままなんとなく引き受けてしまう人は多いと思います。

なぜみんな仕事を断れないのでしょうか?

コダモン
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イヤと言えない…?

それには、おおまかに次の3つの要素がかかわってきます。

民族性

日本人はそもそも断る事が苦手です。学校教育から集団行動を学び、社会人になっても職場などの組織の中で極力『和』を尊重しようとします。相手にNO!を突きつける事で『和』が乱れる事を恐れるあまり物事をハッキリ断れない。海外勢からすればただのお人好しですが、それもまた文化です。

上司の評価

不安が先行してしまい、仕事を断る前から諦める人は多いです。「断ったら怒られる…」「上司の風当たり強くなる…」などと考えてしまい、遺恨(いこん)を残す前に自分を犠牲にする。日本特有の先輩後輩の上下関係もあり、上司へ意見する事に対する抵抗が大きいです。

周りに迷惑がかかる

みんなに迷惑がかかる…という考え方は職場の和を尊重する行為ですが、ストレス要因でもあります。集団行動を重んじるあまり同調圧力が発生し、職場の人間は暗黙のルールやマナーを必要以上に気にします。「仕事を断ったら〇〇さんに迷惑がかかる」といった具合に、人間関係の悪化を恐れてしまうのです。


 

これらが原因で仕事を断れない人は多い。

でも、そんなものはぶっちゃけどうでもいいこと!なのです。


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仕事は断っても大丈夫!

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仕事を断る事に躊躇(ちゅうちょ)している人。

安心してください。

やらなくてもいい仕事を断ってもクビにはなりません。

職場がちょっとザワつくかもしれませんが、それだけ。

上司や先輩社員があなたに「やらなくてもいい仕事」をふっかけて来る場合、次のように思っています:

「場合によっては断られるかもしれない

そうです。

あなたが仕事を断るかもしれない可能性は、相手の想定内。

上司や同僚は、追加の仕事を任せる際に「断られるかもしれない」と考えています。

コダモン
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誰の持ち物でもない仕事


くどいようですが、ここで対象にしているのは本来自分とは関係のない仕事です。

そのため、上司や先輩社員は『ダメもと』で仕事をふってきます。


「この仕事は本来○○が適任だけど、とりあえず新入りに依頼しよう


そんな程度の、うすっぺらい理由だったりします。

そのため、あなたがその仕事を了承した瞬間に、相手は「よっしゃ」「片付いた」くらいにしか思っていません。

コダモン
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何も良いことない


そのような仕事を引き受けたところで得はないし、あなたの貴重な時間が削られるだけ。

逆に、断らない理由がない。そう思いませんか?

本来の仕事に追加で依頼される業務や雑務。そんなものは無い方が良いに決まってる。

あなたが仕事を断ることは、相手を驚かせるかもしれません。

場合によっては相手を不機嫌にさせるかもしれませんが、あなたの拒否の姿勢は間違った行為ではない。それ以上でも、それ以下でもありません。

コダモン
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自分の仕事じゃないし


身に覚えのない仕事は、「自分のタスクではない仕事」。本来ならば違う人の持ち物です。それをわざわざやってあげるのは、ただのお人好し。


もっと言えば、あなたに発注された業務は既に他の人が断った仕事かもしれない。


だから、単純に断った者勝ちなのです。

ちなみにですが、断った仕事はそのまま上司の元へブーメランとなって刺さる事が多いです。

職場と部下の仕事をマネジメントできていない、もしくは企業が適材適所に人材を確保しきれていない事が原因だからです。

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組織の甘え


ふられた仕事内容に対して「あれ?」「なぜ自分が?」そのような疑問を持つならば…その業務を引き受けるべきか、慎重に考えましょう。

相手の説明に納得して引き受けるのも良いのですが、追加業務のストレスを抱え込む事になるかもしれません。

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仕事の断り方


仕事は、一度でも断ってしまえば楽です。

「こいつは仕事を断る人間だ」というインプットが相手になされて、上司や同僚のあなたに対する対応が良い意味で慎重になるからです。

コダモン
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断ってみるって大事


反面、断り方を間違えてはいけません。明らかに自分の仕事である場合も、当然ですが断ってはダメ。

仕事を断る時は最初の一回が難しく感じられますが、テンプレ通りに手短に行いましょう:


 1.  謝意を述べる

まずは謝罪から入りましょう。日本的にはこれがベスト。仕事を押し付けられるのは不本意ですが、一応相手から『信頼されている』とも解釈できるので、断るための第一声は短い謝罪から。相手は真っ先に「あ、断られる」と思うため、その後のやり取りがスムーズになります。


2. 
理由をつける

必ず断る理由を添えましょう。「知識経験がない」「優先させる案件がある」「(今は)立て込んでいる」など。大事なのは、断る理由に嘘をつかないこと。上司や先輩はあなたの能力・仕事量・スケジュールを熟知しています。相手に納得させることのできる理由を選びましょう。


3. 
断る

最後にハッキリと断ります。ここで相手にはお引き取り頂きたいので、その気持ちも込めて「お受けできません」としっかり断ります。

具体的には、次のような感じです:


「すみません  (1. 謝罪)

○○の案件のプレゼン資料を明日までに作成しなければならないので、時間がありません。 (2. 理由)

申し訳ありませんが、お受けできません。 (3. お断り)


これを実行しても、「なんとか頼むよ…」「もう部長とも話したから…」などと食い下がられる事もあるでしょう。

それでも、動じないこと。

断った仕事はあなたの仕事ではないのです。

相手が不機嫌になったり、説教が始まるかもしれない。

それでも、動じないこと。

コダモン
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悪いことしてない


仕事を断る時は、あくまでも丁寧に行います。

ちなみに、「なぜ私がやらなければいけないのですか?」「○○さんの方が適任だと思います」そのような質問や代替え案はダメ。

相手は、まがりなりにもあなたのスキルを見込んで依頼してきている。その事実に対して正面から真摯に向き合って、断るのです。

1~3の手順で断った後も相手に食い下がられたら、1と3を繰り返しましょう。

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仕事を断ることで成長できる

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社会人は、仕事を通して自分の価値を増やします。

色々な業務に携わる事は、知識やスキル向上に役立つし、仕事をよりスムーズに行うための人間関係の構築につながる事もあります。

仕事をどしどし依頼して来る上司や先輩には、「こいつに色々学ばせよう」という親心もあるかもしれません。

そのため、当然ですが、むやみやたらと仕事を断るような行為は逆に総スカンをくらいます。

コダモン
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その辺の見極めが大事!


それでも、日本で働く会社員は、基本的にみんな『十分すぎるほどの仕事量』を抱えて忙しく働いている。


「ただでさえ忙くて残業もしてるのに…もうこれ以上余計な仕事は増やしたくない!」


そのように思った時にだけ、行動に移しましょう。

職場の古い慣行や暗黙のルールが多い日本企業は、不効率な業務で溢れかえっています。

日本企業はいまだに紙とハンコの文化が多いし、ただでさえ余計な仕事が発生しやすい傾向がある。

そのような環境だからこそ、自分の仕事だけに集中すること。そして、なるべく残業をしないこと。

コダモン
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これが理想


健全な会社員生活を送るためには、仕事を断ることは必要不可欠なのです。

最初の1歩さえ踏み出せれば、あなたは自分と周囲との間に線を1本ひけた事になります。そして、その境界線があなたに対するある種のリスペクトとなる。

上司や同僚は、次からは『その線を超える事』を意識しなければならず、あなたに与える仕事を慎重に選ぶようになるでしょう。

コダモン
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良い意味で距離を置く


仕事を断る事で、社会人としての自分の立ち位置をコントロールする術が身につきます。

明らかに自分のタスクではない、断ってもいい仕事。

それを1つ、また1つと上手に断ることで自信がつき、洗練された会社員生活につながるのです。

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