判子のために出社!?人の健康より『紙とハンコ』で仕事優先の日本

person-holding-paper-in-left-hand-and-pen-on-right-hand 日本と海外の働き方


コダモンです。(@kodamon)

数年前まで都内の一部上場企業に勤めていましたが、そこでは毎日『スタンプラリー』が行われていました。

見積書などの重要書類から、社内回覧板などのどうでもいい書類まで。社内文書でも何でもとりあえずハンコが必要でした。

コダモン
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判子がマスト


日本企業では当たり前の『ハンコ文化』ですが…。

これが、現在の危機的状況で槍玉にあげられています。(2020年4月12日時点)

不要不急の外出が制限される中、ハンコにまつわる『働き方』に対してSNS上などで様々な声があがっているのです。

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『ハンコ文化』がもたらす弊害

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日本企業では、パソコンで作成された『電子化された書類』が、わざわざハンコのためにプリントアウトされます。

押印して、スキャンして…同じ書類を再度電子化して保存。

コダモン
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これがデフォルト?


さらに、オリジナルドキュメントである紙の書類も別のファイルに保管される。このような作業が、1日に何度も職場のいたる所で行われます。

また、『お辞儀ハンコ』などの判子をめぐる一連の慣行が煩雑であり、多くの会社員が「これに何の意味があるの…?」と疑問を持ちつつ行っている。

コダモン
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面倒が多い


会社でハンコが必要になるシーンはいくらでもありますが、基本的には確認、承認、合意、契約などの意思表示のために用いられます。

そのようなハンコ文化の1番の弊害は…無駄な仕事が増えるという圧倒的な効率の悪さでしょう。


1枚の書類に『作成者』『確認者』『承認者』など、複数の役職者・部署がからむ事もあり時間がかかる。1人づつご丁寧にハンコを押します。

書類を突っ返されたら…またやり直し。

コダモン
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スタンプラリー


そして、日本社会にはハンコをめぐるルールや決まり事がたくさんあります。

働き方ヒント!

日本では直筆サインよりも本人よりも『ハンコ』の効力が強い事が多いです。実印に加えて印鑑証明が必要な場合もあるように、ハンコに絶対的な信頼を置く。「押印よりも捺印の方が法的に効力が高い」などの様々な規定もあり、働き方改革の『手続きの簡素化』の妨げになっています。


そのような事を外国人が知る由もなく、「ハンコがないと銀行の口座も作れない」というのは海外勢にとって衝撃です。

文化の違いもありますが…それでも、ハンコ文化は『独り相撲』をしている感じがしてならない。

コダモン
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仕事が増えてる


昨今のグローバル社会で『ハンコの文化』がここまで根強く残っているのはほぼ日本だけ

欧米諸国ではハンコがなくてもビジネスは当然まわっており、「ハンコが必要不可欠!」というのは日本国内だけの話です。

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日本ではなぜ『ハンコ』がなくならないのか?


日本には、それが『非効率』だと頭ではわかっていても習慣を手放せない人が大勢います。

また、「それおかしくない?」と思っていても1人では意見できない・しづらい雰囲気が職場にはある。


そして、それが『ハンコの文化』にも当てはまります。

「デジタル化しないの?」「ハンコに何の意味があるの?」そのように思う人、特に若い世代には多いのでしょう。

それでも、日本社会は圧倒的に紙文化・ハンコ文化をやめられない人が多い。

コダモン
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多勢に無勢


結局、ハンコの必要性というものは日本の民法法律などに行き着いてしまうわけですが…それでも『古い習慣』『古い考え方』が改革の妨げになっている部分も大きい。

紙文化がいまだに主流なのと同じ事なのです。

ハンコにまつわる職場の『負担』を数えればキリがありません。

案件の決済に『部長印』が必要なのに、出張中だからその間に業務が滞る…などというケースもある

出先から「机の引き出しからハンコ出して押しておいてくれ」などと言う上司もおり、それではそもそも承認印の意味がありません。


さらに、あくまで都市伝説的な話として、『ハンコ業界の圧力が強い』という話もあります。真偽のほどは定かではないですが、それがハンコ文化がなくならない理由…だと言う人もいる。

ハンコを無くして欧米諸国のように『サイン』で済ませようにも、法改正や仕組みづくりに膨大な労力とお金がかかる。さらには、ハンコ業界の存続が問われる…と。

コダモン
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それが理由?


いずれにせよ、日本はハンコ文化から脱却する気配をなかなか見せません。

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ハンコのせいで在宅勤務ができない!?

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世界は現在、新型コロナウィルスによる危機の真っ只中。

ドイツで会社員をしていますが、もうかれこれ1ヶ月近く自宅から働いています。

そんな中、日本では在宅勤務すら満足にできない状況が続いています。


そして…。

ウソみたいな本当の話として、「ハンコが理由で自宅から働けない!」という悲痛な叫びがあるらしい。

コダモン
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それはヤバい


「ハンコを押すために会社に行く必要がある」という人が、相当数いるようなのです。

『紙文化』や『ハンコ文化』のせいで、会社に行かないと仕事が進まないという事態が発生している。

「社印の持ち出しができない」「書類に押印して返送までしなければならない」…などなど。

働き方ヒント!

普段から長時間労働が蔓延して『コンプライアンスの意識』などまるで無い企業も、ハンコに対する執着心だけは強い。重要書類への押印には『コンプライアンス』を持ち出します。ハンコのためだけに提携先が不要不急の外出を強いられる事には関心がなく、切迫した社会情勢で柔軟な対応ができません。


この緊急事態に、ハンコのせいで不要不急の移動や外出を強いられる会社員が大勢いるです。

コダモン
コダモン

これは良くない


社内の手続きがデジタル化していない・できない日本企業は、社員の安全性すらも無視して『ハンコの文化』で働かせようとする。


「書類を作って…プリントアウトして…判子を押して…」

そのような働き方が、今回のような緊急事態であっても続けられるのです。

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コロナによる危機的状況がもたらす変化


働き方改革を進める厚生労働省は、『効率的でムダのない働き方』に重点を置いて改革を推し進めています。

そして、厚生労働省の内部にて「業務改善・ムダ削減にかかる職員アンケート調査」という事も行なっている。

そこで得られた回答は次のようなもの:

  1. 朝メール等を活用したその日にやることの明確化
  2. 会議の効率化(回数の減少、出席者の絞り込み、時間短縮)
  3. 国会関連業務の改善
  4. 作業や業務着手時における対応方針等の的確な指示

(平成29年 厚生労働省 業務改革・働き方改革加速化チーム 中間とりまとめ,2020年04月時点)


もっともらしい事がいくつも書いてありますが…。


『脱ハンコ』のデジタル化などには触れられていない。

報告書には、ハンコに関する記述は見当たりませんでした。

コダモン
コダモン

悲報


紙文化が1番強いであろうお役所仕事も、ハンコ文化からの脱却は難しいようです。

今回の新型コロナウィルスの危機によって、日本政府は各種対応に追われています。そして、その中には『支援金』『各種補助金や助成金』など早急な対応が必要なものがある。

それなのに、紙文化とハンコ文化のせいで申請・承認に時間がかかる。

さらには、役所側にも大量の申請が届くので…。


対応する人達がスタンプラリーに費やす時間もどんどん増える。


コダモン
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誰も得しない


日本の紙文化、そしてハンコ文化。

一刻も早く改善されて、働く人の業務がスムーズに行く事を願っています。

コメント

  1. 途中で、サインのことが書かれてましたかど、サイン文化でも非効率は同じ事だと思うのですが。。。。

    • コメントありがとうございます。
      「判を押す」「サインをする」などの『承認作業』自体はいずれの場合も必要であり、不効率を語る際のメインではありません。
      急に判子が必要になって困る場面はあっても、サインが手元に無かったり紛失するという事はありませんよね。
      ハンコをめぐる諸々の決まりや慣行の存在(お辞儀ハンコなど)も、サイン文化との大きな違いです。